Proviamo a chiarire una volta per tutte, aiutati finalmente da una circolare del Ministero degli Interni che fuga ogni dubbio che, in Italia, il check-in online o self-check-in per le strutture ricettive è del tutto legale, ma deve essere supportato da un controllo fisico dei documenti, verificando la corrispondenza tra la foto sulla carta d’identità o passaporto e il viso della persona che si ha di fronte. Questo controllo deve avvenire entro il limite imposto dalla legge per l’invio dei documenti alla questura. Il requisito è necessario per garantire l’identificazione corretta degli ospiti, come richiesto dalla legge per motivi di sicurezza pubblica. Per quanto questa sia l’interpretazione che sosteniamo da quando è nato questo sito, la questione ha continuato ad essere dibattuta per la mancanza di una esposizione chiara di una legge che risale ad anni in cui queste tecnologie non erano disponibili e ad analogie con altri settori dove l’identificazione può avvenire anche da remoto. Oggi però abbiamo una circolare, datata 18 novembre 2024, che appare esaustiva e definitiva dell’interpretazione della norma e che alleghiamo di seguito.
Il processo di check-in online, come sappiamo, può semplificare l’organizzazione interna e ridurre i tempi di attesa alla reception, consentendo agli ospiti di inviare in anticipo i propri dati. Tuttavia, secondo i i chiarimenti del Ministero dell’Interno, è obbligatorio che il gestore della struttura o un incaricato verifichi personalmente l’identità degli ospiti al loro arrivo, confrontando i documenti fisici con i dati forniti online. Tanto che nella circolare si legge chiaramente che le procedure di check-in da remoto non possono ritenersi “satisfattive” degli obblighi a cui sono tenuti i gestori di strutture ricettive. La circolare quindi ritiene assolutamente legittimo l’utilizzo di questi dispositivi e non vi trova nessun problema di illegalità, così come non sono illegali neanche le keybox, serrature a combinazione lasciate fuori dagli appartamenti per permettere agli ospiti di recuperare la chiave. Non c’è alcun problema ad usarle, ma sono strumenti e come tali vanno usati correttamente. La circolare spiega quindi che effettuare solo l’operazione di raccolta dei dati non è sufficiente ad essere in regola con la legge ed espone a sanzioni.
Ora, come sapere, per quanto riguarda l’invio dei dati degli ospiti alle autorità, le strutture ricettive, come come gli alloggi extralberghieri e le locazioni turistiche, devono utilizzare il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Ogni gestore deve registrare gli ospiti entro 24 ore dal loro arrivo, inviando le cosiddette “schedine alloggiati” attraverso il portale. Fa eccezione chi soggiorna una sola notte, i cui dati vanno inviati entro le 6 ore successive all’arrivo. Questo processo può essere gestito manualmente inserendo i dati direttamente nel sistema, o tramite file generato da software gestionali, o automaticamente con procedure di check-in da remoto che raccolgono in anticipo i dati per le strutture che poi spediscono il file compilato o dispongono di collegamento diretto tramite API con il portale della questura. Ma in questo caso la trasmissione può avvenire, solo aver fatto la verifica dei documenti di persona, “de visu”, in presenza.
